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¿Cómo realizar una buena gestión de vacaciones en la empresa?

Para realizar una buena gestión de las vacaciones en la empresa es crucial tener en cuenta cuestiones como: conocer el orden de prioridad, los convenios y contratos, hacer un calendario de vacaciones de empleados y tener el software de gestión de vacaciones y ausencias adecuado.

Desde Esselección te contamos cómo aplicar estos puntos mencionados.

Las vacaciones de Invierno están a punto de comenzar, y en función del tamaño de la organización, si ya tienen un número alto de empleados, cuadrar las vacaciones puede convertirse en un auténtico caos. A continuación, te brindamos unos puntos y tips para realizar una buena gestión de las vacaciones de los empleados de tu organización.

Implantar un orden de prioridad

Normalmente, hay cierto sistema de prioridad en las compañías que marca qué empleados tienen prioridad y pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Se trata de un criterio a tener en cuenta para que Recursos Humanos y la organización puedan tomar una decisión en una situación de conflicto. El orden de prioridad se puede basar en lo siguiente:

Empleados con hijos.

Para favorecer la conciliación familiar de los trabajadores, muchas organizaciones darán prioridad a la hora de pedir sus días libres a los trabajadores con hijos en edad escolar. De este modo, dichos trabajadores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares.

Antigüedad.

La antigüedad en la empresa también puede ser un factor a tener en cuenta para establecer un orden de prioridad. Es una manera de compensar el compromiso y la fidelidad del empleado. De esta forma, aquellos trabajadores que más tiempo lleven trabajando en la organización, serán los primeros en escoger vacaciones.

Un sistema rotativo.

Con este sistema, todos los empleados tendrán oportunidad de elegir los primeros de forma rotativa. Por ello, se trata de uno de los sistemas más justos.

Desde Recursos Humanos, es muy importante que establezcas de forma clara el orden de prioridad. Una vez tengas desarrollados y razonados los criterios del orden de prioridad, es relevante que compartas también con la empresa dicho orden de prioridad. Los trabajadores deberán conocer este funcionamiento de manera que puedan organizarse, adaptarse y evitar conflictos y malos entendidos.

Tener en cuenta los convenios y contratos

Toda la información relativa al mínimo de vacaciones e incluso de las fechas en las que el trabajador no podrá solicitar vacaciones, deberían especificarse en el contrato.

La empresa, si es necesario, también puede establecer, en función de los altos volúmenes de trabajo, periodos de tiempo en los que el personal no pueda solicitar vacaciones. Asimismo, puede suceder lo contrario: que en determinados períodos los trabajadores deban usar sus vacaciones por bajo volumen de trabajo o cierre de la empresa.

El empleado debe conocer toda esta información y el responsable de Recursos Humanos también, teniendo este último la voz cantante a la hora de establecer y formalizar estos criterios.

Diseñar un calendario de vacaciones de empleados

Teniendo en cuenta todo esto:

Hacer el cuadrante de vacaciones puede suponer un reto para managers y, especialmente, para Recursos Humanos. Cómo cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva puede resultar complicado. Nadie quiere toparse con las malas consecuencias de hacer un calendario de vacaciones mal planificado.

Es cierto que el Excel y otras herramientas similares han sido durante años una alternativa útil a la hora de planificar las vacaciones en una empresa. No obstante, actualmente, el avance en las nuevas tecnologías y en la automatización han generado soluciones mejores y que permiten una organización óptima. Un ejemplo de ello, es un software de vacaciones y ausencias.

Utilizar el software de Recursos Humanos adecuado para gestionar las vacaciones y ausencias

Por ejemplo, una empresa que cuenta con el área de Recursos Humanos debe trabajar con un software que englobe todos los procesos de este ámbito. Concretamente que vea en su totalidad el Módulo de vacaciones y ausencias permitiendo planificar el calendario de toda la organización. A través de está plataforma, los empleados podrán solicitar las vacaciones, ver sus vacaciones empleadas. Los managers y el área de Recursos Humanos pueden validar directamente a través de la plataforma las vacaciones solicitadas por los equipos. Además, esta herramienta no solo es útil para gestionar las vacaciones, sino que también pueden definirse y solicitarse los distintos tipos de ausencias.